広報誌・会報誌が発行されるまでのワークフロー５ステップ

こんにちは。「中小企業の広報に役立つマガジン」編集の安部です。

今回は、初めて広報誌・会報誌をつくる方や、新たに担当になった方を対象に、広報誌・会報誌の企画をスタートしてから発行するまでの手順を基本的な５つのステップに分けて紹介します。

広報誌・会報誌をスムーズに制作できるようになるためには、まずこれらの基本を踏襲し、慣れてきたら自分なりの改善を取り入れていくとよいでしょう。 なお、広報誌や会報誌自体を新規に立ち上げるという方にはこちらの記事がオススメです。 2020年7月17日広報誌・会報誌をつくるときに決めるべき７つのこと では、始めます。

広報誌・会報誌づくりのステップ１：編集会議

編集会議では、企画開始から発行までの全体のスケジュール、どういったページ構成にするか、特集は何にするか、誰がどのページを担当するか……などを決めていきます。 その号の特集についての議題に最もウェイトが置かれることになります。

広報誌・会報誌づくりのステップ２：素材集め

文章を誰に書いてもらうか。対談やインタビューが必要なら誰に依頼するか。インタビュアーは自分でやるか、ライターに頼むか。カメラマンは雇うか。自前で連載記事を用意している場合は取材が必要です。

依頼した筆者との間で校正を行い、原稿の内容がほぼ固まった段階でデザイン工程に移ります。

広報誌・会報誌づくりのステップ３：デザイン

原稿が集まってきたら、デザイン工程に移ります。

大きな企業の場合はデザイン専門の子会社や部署をもっていたりしますが、そうでない場合には外部のデザイン制作会社やフリーランスのデザイナーに外注することが多いです。

原稿はある程度集まった状態で渡すと進行管理上ではシンプルになるので行き違いや細かいやりとりが減ります。

一方で、集まるまで待ったぶん外注先への引き渡しが遅くなるため、後工程を圧迫することにもなりかねません。

どちらが好ましいか、事前に外注先に聞いておくとよいでしょう。

デザインは、専門のデザイン事務所や制作会社のほか、デザイン制作部門をもった印刷会社でも引き受けてくれます。

依頼するほうがメリットが得られる場合があります。

メリット１．デザイン専門の企業より単価が抑えられる

デザインから請け負う印刷会社は、デザイン＋印刷＋製本＋発送という一連の流れから利益を得るため、デザインにかかる費用を抑えられる可能性があります。

メリット２．やりとりする相手を一本化できる

印刷会社と言っても、会社ごとに作業工程や導入システムは異なります。 あるデザイナーから受け取ったデータを印刷会社に渡すと、その印刷会社のシステムと合わずに予期せぬトラブルが起こることが稀にあります。

その点、印刷会社自体がデザインを請け負う場合にはその印刷会社のシステムに合わせて予めデータづくりを行うため、トラブルの危険性が抑えられます。

デザイン制作会社と印刷会社を別々にした場合、印刷工程でデータのトラブルが起きたときなどはデザイン制作会社にさかのぼって連絡し、修正を依頼しなければなりません。緊急対応はリスクが大きく、発行日に影響しかねませんが、印刷会社にデザインも一本化していればそのあたりも多少は融通をきかせてもらうことができます（無理を言い過ぎてはいけませんよ！）。

広報誌・会報誌づくりのステップ４：校正→校了

ステップ２でつくった原稿ですが、実際に誌面に流してみると修正が必要な箇所が必ずといっていいほど出てきます。

たとえば……

• 原稿時点では「下図」となっていた箇所が、誌面では左に図が配置されており「左図」に修正しなければならなかった。
• 常用漢字以外の漢字が文字化けしていた。
• 一文字だけ次の行に溢れ出るのがみっともない。

もちろんこれらだけでなく、文面も改めて読むと誤字脱字に気づいたり、表現を直したくなる箇所は出てくるはずです。

校正（チェック）の回数は納期や予算によって諸々ですが、わりと多いのは「初校」、「再校」、「念校」の三度チェックではないかと思います。これらのチェック工程を終えて「これで印刷に進めてください」という状態になることを「校了」といいます。

広報誌・会報誌づくりのステップ５：色校正

よく「色校（いろこう）」という言い方をします。その名の通り、色の校正、チェックです。

印刷物は比較的品質にブレが生じやすい製品で、中でも最も注意すべきなのが「色の出方」です。使用する紙、インク、印刷機、温度や湿度、印刷技師（オペレーター）の技能などによって驚くほどの変化が出ます。

そこで、色校を取ることによってクライアントは事前に実際の色味を確認することができ、印刷技師にとっても本番の印刷で目標にすべき色味がわかる見本となるので、非常に重要な工程です。

ただ、色校正は実際に印刷する用紙の仕入れや印刷機のスケジュール確保が必要になることから、コストと時間がかかります。色味にこだわり（カラーグラビアのページに力を入れているなど）がなければカットするのも一つの手です。

広報誌・会報誌づくりのステップ６：印刷・製本・発送

念校や色校正でOKを出したら印刷、製本工程に移ります。ここは印刷会社に任せておけばいいのですが、発送段階に入る前に発送先リストを渡しておく必要があります。

特に梱包方法に特殊な要望があったり、発送先が多岐にわたるなどで手順が複雑になったりする場合には、早めに印刷会社と摺り合わせを行っておきましょう。

以上のステップを踏んだら、ついに発行です。ここまできたらあとはただ反応を受け止めるのみ。読み手の声を集めて、次に生かしていきましょう。