中小企業が広報で効果を出すまでの３つのステップ

中小企業の広報を始めるにあたって、効果を出すためにはどのようにステップを踏んでいくのが良いのか、解説します。

この記事はこんな人にオススメ

・これから初めて広報を始める方
・過去に広報活動に挫折したことがある方

中小企業が広報で効果を出すまでの３つのステップ　１：継続的な情報発信を定着させる

短期的な数値目標を立ててしまうとうまくいきづらい

これまで広報をやってこなかった会社にとって、最初のハードルは「継続」です。

ネタを探すだけでも大変なのに、必死でひねり出したネタを発信しても何の反響もない。社内の理解も得られず「売上につながらない部門」として肩身の狭い思いをすることも多々あるでしょう。そうした環境の中でコツコツと情報発信を続けていくのは大変な根気が求められます。

そんな中で最初から売上やPVなどの成果目標を立ててしまうと、あまりに現実味がなくてモチベーションが保てなくなります。

2020年10月12日中小企業の広報よくある４つの失敗例

そこでオススメするのが「継続的な発信を定着させること」を最初の目標にすることです。アクセス数や売上はまだ先の話。実際に、広報活動が問い合わせ獲得や売上などにつながるまでは２、３年くらいの長期スパンで見ておく必要があります。

誰に対して発信するの？

初めて広報を行うなら、ハードルが低いのは「社内」への発信です。そもそも他人に発信する意識をもっていなかった人が社外への情報提供を継続するのは難易度が高いです。

広報の発足直後は、上で述べたとおりみんな懐疑的です。社内に向けた発信からスタートするのは、このムードを変えていくためにもピッタリといえるでしょう。

社内の理解が得られていない段階だと守りに入られてしまい、広報的に良いネタを公開しようとしても許可されないなどの障壁があります。そうした他部署の人たちにも自分の仕事が広報のネタになることに慣れていってもらい、広報に協力的な風土をつくっていく必要があるからです。

「この部署でこんな取り組みをやっていました」「社長の１日」「社内イベントのレポート」「新商品や新サービスの社内認知UP」「5S活動の啓発」「会社付近の地域の催し」「オススメランチスポット」……などなど、目を皿のようにして社内を走り回っていれば、必ずネタは見つかるはず。

イントラネット、社内限定メールマガジン、専用チャットグループの立ち上げ、ポスター掲示、社内報配布など、方法はなんでもいいですが、できるだけ頻度を上げたほうがよいです。専任として本気で取りかかれるなら毎日。兼任であれば週に２〜３回の発信は最低ラインにしたいところです。

最初の半年間で、継続を定着させましょう。

半年が経つころには、広報担当者自身も情報発信が当たり前になって、日頃から情報を探す目が養われていることでしょう。社員の間でも「なんか最近やっとるな」というくらいに認識されてきたところで、次のステップに進みます。

ちなみに数値目標を立てないとはいえ、将来的に自社に貢献できなければ意味がありません。「がんばって続けたけど何も残らなかった……」ということにならないように、どんな手段で情報発信をするのかを考えます。手段によって継続のしやすさにも差が出てきますので、しっかり検討しましょう。

2020年8月10日中小企業の広報手法11種　メリット・デメリット

中小企業が広報で効果を出すまでの３つのステップ　ステップ２：従業員たちが「私たちの会社はこんな会社です」と胸を張って言えるようになること

次の目標は、社内ブランディングを醸成することです。ブランディングといっても難しいことではなく、「私たちの会社はこんな会社です」という理想像を社内の人たちがみんなで共有できている状態をつくることだと考えてください。

しかし、難易度は一気に上がります。というのも、私が見てきた限りで恐縮ですが、中小企業の中でこの社内ブランディングがしっかりとできている企業はそれほど多くはありません。

社長や役員が自社の理想像を決めてトップダウンで下ろしたとします。圧倒的なワンマン経営であるケースや、トップが描くイメージと社員たちのイメージが合致しているケースではうまくいくでしょう。

けれど社員に「上は現場のことわかっていない！」という思いや、「ウチってそんな会社だっけ？」という食い違いがあれば、なかなかうまくいきません。

そこで上と下の間に立ち、トップの言葉を通訳するのが広報の務めです。

トップにインタビューを行い、描く自社像の真意を掘り下げます。どんなビジョンをもって、その自社像を打ち立てたのか、臆せずにガンガン聞いていきましょう。

次は現場で動く一般社員たちにもヒアリングしてみます。トップの描く自社像に対しての率直な感想や、現場ではどんなことを考えているのかを聞き取り、トップとのギャップを掴みます。

取材が終わったら、トップからインタビューで聞き出した内容を、一般社員たちから見えている視野に合わせて、社員たちが誇りをもってその自社像を体現できるような言葉を作り出していく作業を進めます。これが一番たいへんですが、一番重要な工程です。

ここで難しいのはトップの意図を改変してはいけないということです。あくまで大意は曲げずに、キャッチコピーのような明快な言葉に生まれ変わらせる。スローガン化します。

これができれば、トップの許可を得て、あらゆる社内のツールにそのスローガンを埋め込んでいきましょう。

社内ポスター、社内報、内部資料、チャットツール、ホームページ、自社の封筒、パワーポイントのスライドテンプレートなどなど……とにかく、誰もがその言葉を意識せざるをえないほど露出させ、浸透させていきます。

トップにも、事あるごとにそのスローガンを使って社員を啓発してもらうよう、細かく声をかけておくとよいでしょう。

１年もすれば、社内の状況はかなり変わっているはずです。

もしトップにそういう理想像を描く意向がない場合は、広報として目指すべき形を提案し、了承を得てから社内に広げていきます。

待っていても何も変わらないので、自ら動いていく必要があるのです。

トップの協力を取り付けられるようであれば、全社員に対して号令を発してもらう役割を担ってもらうことでより一層、届きやすくなるでしょう。

日々のネタ探しの中で、この「どんな会社か」という視点で切り出していきます。

「管理職インタビュー」「従業員インタビュー」「社内掲示」「ビジョンに即した社員の行動表彰」などのネタが挙げられます。毎日は難しいかもしれませんので、これまでの日常ネタの中に週２回くらいの頻度で織り交ぜていきましょう。

中小企業が広報で効果を出すまでの３つのステップ　ステップ３：会社の外から「あの会社はこんなイメージ」「こういう案件ならあの会社に相談してみよう」と思ってもらえること

いよいよ最後のステップ、これが中小企業の広報活動の真髄です。

ステップ２で醸成した社内ブランディングをもとに、社外向けに言葉をアレンジして伝えていく準備をします。もし社外向けにも使えそうなスローガンを使っていれば、そのまま使用しても構いません。

これまで社内向けだったスローガンに対して、それがお客さまからだとどんな嬉しさがあるのか、という視点を加えます。たとえば社内向けのスローガンでは「まじめな会社」だけでよかったのが、お客さまにとっては「まじめな会社だから、どう嬉しいのか」という具合に、一歩進んで考えなければなりません。もちろん検討に検討を重ねた結果「まじめな会社」のままスローガンを変えないということであればそれでもOKです。ここで十分な検討を重ねるというプロセスが重要なのです。

社外向けのスローガンが完成したら、会社概要パンフレットやコーポレートサイトで使われている一文一文をしっかりと見直し、自社イメージが伝わるテキストになるよう磨き直していきます。

必要に応じてロゴマークや名刺、封筒デザインのリニューアルなど、自社ツールも統一していきます。さらに、得意先に配布する営業ツールや、見込み顧客に郵送するDMなど、細かいところもチェック。自社イメージとデザインでイメージが一致するようデザイナーとは綿密に話をしましょう。

ここまでたどり着けば、おそらく社内でも広報はかなり存在感をもっているはずです。目には見えなくとも、営業活動でファーストコンタクトのハードルが下がったとか、具体的な効果も生まれてきているはずです。

顧客向けメールマガジンやブログを始めるのも、このタイミングであればステップ１や２のときよりハードルは低く、広報をさらに強化できるでしょう。